Het doel van procesbeschrijvingen is tweeërlei. Enerzijds bestaat er de vraag vanuit accountantsorganisaties over de beschikbaarheid van een handboek AO/IB waarop tijdens de accountantscontrole gesteund kan worden. Anderzijds zijn procesbeschrijvingen een middel om de organisatie verder te professionaliseren en processen te structureren en standaardiseren.
Voor het eerstgenoemde doel dient vastgesteld te worden wanneer het wettelijk verplicht is dat een accountantsorganisatie een oordeel moet vormen of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Een onderneming is volgens artikel 393 BW 2 wettelijk controleplichtig indien eenonderneming twee boekjaren voldoet aan 2 van de 3 onderstaande criteria:
ü een netto-omzet van meer dan 8,8 miljoen euro;
ü een balanstotaal van meer dan 4,4 miljoen euro;
ü meer dan 50 personeelsleden.
Overigens kan de organisatieleiding ook besluiten tot een vrijwillige accountantscontrole. Bij dergelijke verzoeken tot het opstellen van een handboek AO/IB dient voorkomen te worden dat er een papieren tijger tot stand komt welke eens per jaar wordt ontdaan van een dikke laag stof. In dat geval wordt niet voldaan aan het tweede, wellicht het belangrijkste doel van procesbeschrijvingen.
Een analyse van de administratieve organisatie verhoogt het controlebewustzijn in de organisatie en creëert nieuwe mogelijkheden welke de kwaliteit van de bedrijfsvoering ten goede komt. Het schriftelijk vastleggen van bedrijfsprocessen en procedures zorgt ook voor transparantie binnen de organisatie. De procedures geven aan welke activiteiten achtereenvolgens door welke functionaris moeten worden ondernomen om tot een bepaald doel te komen. Door vervolgens ervoor te zorgen dat het handboek AO/IB toegankelijk wordt voor alle geledingen binnen de organisatie krijgen de medewerkers een beter inzicht in de (onderlinge) werkzaamheden en de samenhang tussen de bedrijfsprocessen.
Echter het grootste voordeel van een onderzoek naar de AO/IB is wellicht dat tekortkomingen in de huidige administratieve organisatie worden onderkend en geanalyseerd. Het vermoeden van de organisatieleiding dat bepaalde processen inefficiënt verlopen kan door het vastleggen van de AO/IB worden bekrachtigd. Geconstateerde risico’s in de huidige bedrijfsvoering kunnen door nieuwe of aangescherpte interne beheersmaatregelen worden beheerst, waardoor de effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering wordt verbeterd. Een betrouwbare administratieve organisatie is essentieel om op de juiste wijze financiële verantwoording te kunnen afleggen en daardoor ook een goedkeurende (vrijwillige) controleverklaring te verkrijgen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten